"Optimizes your Work and Time"

Uses of a VA

Texts Processing / Presentations

 

  • A client takes handwritten notes in meetings and needs them printed. The client sends the notes to the VA by cell photos; she types them and sends them back to the client.

 

  • A client is preparing a report and needs to format the draft. The client sends the document as an email attachment to the VA; she edits and formats the document and returns to the client the finished report as an email attachment.

 

  • A client writes a letter that needs to be typed; the client takes a cell photo and sends it to the VA. The VA types and prints the letter. Then the VA mails it to the customer.

 

  • A client needs to transcribe a manual. The client sends the document to the VA. The VA types the manual, the VA saves it in a USB and sends it back to the client. She can also send it directly by email.

 

  • A client is preparing a seminar and needs to prepare a PowerPoint presentation. The client sends cell photos of the diagrams and graphics to the VA. The VA prepares the slides in PowerPoint and sends the document to the client as an attachment in an email.

 

  • A client is preparing a seminar and needs each participant to complete a questionnaire in advance. The client sends the questionnaire to the VA with the list of participants by cell photo. The VA types the questionnaire: calls each participant, gets their email and sends the questionnaire to them. She follows up on each participant and calls the participants who did not respond on time, summarize the answers to a report, and send the report to the client as an email attachment.

 

Procesamiento De Texto / Presentaciones

  • Un cliente toma notas manuscritas en reuniones y las necesita impresas. El cliente envía las notas a la VA, ésta las mecanografía y las envía de vuelta al cliente, esto puede ser por medio de una foto del teléfono.

 

  • Un cliente está preparando un informe y necesita dar formato al borrador. El cliente envía el documento como adjunto de correo electrónico la VA, ésta lo edita, le da formato al documento y devuelve el informe terminado como adjunto de correo electrónico.

 

  • Un cliente escribe una carta que necesita mecanografiar, éste le toma una foto y la envía a la VA y ésta la mecanografía e imprime. La VA envía por correo al cliente.

 

  • Un cliente necesita transcribir un manual. El cliente envía el documento a la VA. La VA mecanografía el manual, lo guarda en un USB y lo envía al cliente. También lo puede enviar directamente por correo electrónico.

 

  • Un cliente está preparando un seminario y necesita preparar una presentación el PowerPoint. Envía por fotografías del celular los bocetos de los diagramas y gráficos a la VA. La VA prepara las dispositivas en PowerPoint y envía el documento al cliente como adjunto en un correo electrónico.

 

  • Un cliente está preparando un seminario y necesita que cada participante complete previamente un cuestionario. El cliente envía por foto de celular el cuestionario a la VA junto con la lista de participantes. La VA mecanografía el cuestionario: llama a cada participante, obtiene su correo electrónico y se lo envía; hace un seguimiento de cada cuestionario completa y llama a los participantes que no respondieron a tiempo, realiza un resumen de las respuestas de un informe, y envía el informe al cliente como adjunto de correo electrónico.

Researching

Investigación

  • A client sells seminars and tools to achieve success in business. The VA of the client investigates the possible industries. Once the list of companies is ready, the VA calls to identify a contact, prepares and sends the introductory material and, after a certain time, calls to verify that the information was received and scheduled a sales interview.

 

  • A client needs a conference room in a hotel for a seminar and calls a VA to investigate. The VA contacts several hotels in the area to find availability of dates, size and specifications according to the seminar. Get written quotes from hotels that can meet the requirements, review each quote to make sure nothing is missing and inform the client what you found.
  • A customer needs to buy office equipment and send an email to the VA with the order, he / she contacts several sellers, obtains price information and, after analyzing it, sends it by email to the customer.
  • Un cliente vende seminarios y herramientas para alcanzar el éxito en los negocios. La VA del cliente investiga las posibles industrias. Una vez que está preparada la lista de compañías, la VA llama para identificar un contacto, prepara y envía el material introductorio y, luego de cierto tiempo, llama para verificar que la información fue recibida y programar una entrevista de

 

  • Un cliente necesita una sala de conferencias en un hotel para un seminario y llama a una VA para que investigue. La VA contacta a varios hoteles en el área para averiguar disponibilidad de fechas, tamaño y especificaciones de acuerdo al seminario. Obtiene cotizaciones por escrito de los hoteles que pueden cumplir con lo requerido, revé cada cotización para asegurarse de que no falte nada e informa al cliente lo que averiguó.
  • Un cliente necesita comprar equipamiento de oficina y envía un correo electrónico a la VA con el pedido, esta contacta a varios vendedores, obtiene información sobre precios y, luego de su análisis, la envía por correo electrónico al cliente.

Secretarial Services

  1. A client needs to confirm sales interviews scheduled for the week. The list is sent by email to the VA, she calls the interviewees; write down the confirmed appointments and the ones that must be rescheduled. The list is returned to the client in the same way.
  2. A client needs information about a new contact. The VA calls, obtains the information, and sends it by email to the client.
  3. A client has routine paperwork that must be completed daily (for example, summary of calls for sales) The client calls the VA with the information, the form is completed and it is sent by email to the central office.
  4. A client backs up his computer on a hard drive and sends it to the VA for safekeeping. It seems a small task, but it is well worth it, in case of an accident in the client’s office, all your files will be stored in a safe place.
  5. A client travels frequently and needs a VA to coordinate flights, mobility rentals and hotel reservations.

 

Servicios Secretariales

  1. Un cliente necesita confirmar entrevistas de ventas agendadas para la semana. La lista se envía por correo electrónico a la VA Llama a los entrevistados, anota las citas confirmadas y las que deben re-programarse. La lista se devuelve al cliente por la misma vía.
  2. Un cliente necesita información sobre un nuevo contacto. La VA llama, obtiene dicha información, y la envía por correo electrónico al cliente.
  3. Un cliente tiene papeleo de rutina que debe completar diariamente (por ejemplo, resumen de llamadas por ventas) El cliente llama a la VA con la información, está completa el formulario y lo envía por correo electrónico a la oficina central.
  4. Un cliente hace un back up de su computador en un disco duro y lo envía a la VA para su resguardo. Parece una tarea pequeña, pero que bien vale la pena, en caso de un accidente en la oficina del cliente, todos sus archivos estarán resguardados en un lugar seguro.
  5. Un cliente viaja frecuentemente y necesita una VA que coordine vuelos, alquiler de movilidad y reservas de hotel.