"Optimizes your Work and Time"

Norma

Texts Processing / Presentations

 

  • A client takes handwritten notes in meetings and needs them printed. The client sends the notes to the VA by cell photos; she types them and sends them back to the client.

 

  • A client is preparing a report and needs to format the draft. The client sends the document as an email attachment to the VA; she edits and formats the document and returns to the client the finished report as an email attachment.

 

  • A client writes a letter that needs to be typed; the client takes a cell photo and sends it to the VA. The VA types and prints the letter. Then the VA mails it to the customer.

 

  • A client needs to transcribe a manual. The client sends the document to the VA. The VA types the manual, the VA saves it in a USB and sends it back to the client. She can also send it directly by email.

 

  • A client is preparing a seminar and needs to prepare a PowerPoint presentation. The client sends cell photos of the diagrams and graphics to the VA. The VA prepares the slides in PowerPoint and sends the document to the client as an attachment in an email.

 

  • A client is preparing a seminar and needs each participant to complete a questionnaire in advance. The client sends the questionnaire to the VA with the list of participants by cell photo. The VA types the questionnaire: calls each participant, gets their email and sends the questionnaire to them. She follows up on each participant and calls the participants who did not respond on time, summarize the answers to a report, and send the report to the client as an email attachment.

 

Procesamiento De Texto / Presentaciones

  • Un cliente toma notas manuscritas en reuniones y las necesita impresas. El cliente envía las notas a la VA, ésta las mecanografía y las envía de vuelta al cliente, esto puede ser por medio de una foto del teléfono.

 

  • Un cliente está preparando un informe y necesita dar formato al borrador. El cliente envía el documento como adjunto de correo electrónico la VA, ésta lo edita, le da formato al documento y devuelve el informe terminado como adjunto de correo electrónico.

 

  • Un cliente escribe una carta que necesita mecanografiar, éste le toma una foto y la envía a la VA y ésta la mecanografía e imprime. La VA envía por correo al cliente.

 

  • Un cliente necesita transcribir un manual. El cliente envía el documento a la VA. La VA mecanografía el manual, lo guarda en un USB y lo envía al cliente. También lo puede enviar directamente por correo electrónico.

 

  • Un cliente está preparando un seminario y necesita preparar una presentación el PowerPoint. Envía por fotografías del celular los bocetos de los diagramas y gráficos a la VA. La VA prepara las dispositivas en PowerPoint y envía el documento al cliente como adjunto en un correo electrónico.

 

  • Un cliente está preparando un seminario y necesita que cada participante complete previamente un cuestionario. El cliente envía por foto de celular el cuestionario a la VA junto con la lista de participantes. La VA mecanografía el cuestionario: llama a cada participante, obtiene su correo electrónico y se lo envía; hace un seguimiento de cada cuestionario completa y llama a los participantes que no respondieron a tiempo, realiza un resumen de las respuestas de un informe, y envía el informe al cliente como adjunto de correo electrónico.

Researching

Investigación

  • A client sells seminars and tools to achieve success in business. The VA of the client investigates the possible industries. Once the list of companies is ready, the VA calls to identify a contact, prepares and sends the introductory material and, after a certain time, calls to verify that the information was received and scheduled a sales interview.

 

  • A client needs a conference room in a hotel for a seminar and calls a VA to investigate. The VA contacts several hotels in the area to find availability of dates, size and specifications according to the seminar. Get written quotes from hotels that can meet the requirements, review each quote to make sure nothing is missing and inform the client what you found.
  • A customer needs to buy office equipment and send an email to the VA with the order, he / she contacts several sellers, obtains price information and, after analyzing it, sends it by email to the customer.
  • Un cliente vende seminarios y herramientas para alcanzar el éxito en los negocios. La VA del cliente investiga las posibles industrias. Una vez que está preparada la lista de compañías, la VA llama para identificar un contacto, prepara y envía el material introductorio y, luego de cierto tiempo, llama para verificar que la información fue recibida y programar una entrevista de

 

  • Un cliente necesita una sala de conferencias en un hotel para un seminario y llama a una VA para que investigue. La VA contacta a varios hoteles en el área para averiguar disponibilidad de fechas, tamaño y especificaciones de acuerdo al seminario. Obtiene cotizaciones por escrito de los hoteles que pueden cumplir con lo requerido, revé cada cotización para asegurarse de que no falte nada e informa al cliente lo que averiguó.
  • Un cliente necesita comprar equipamiento de oficina y envía un correo electrónico a la VA con el pedido, esta contacta a varios vendedores, obtiene información sobre precios y, luego de su análisis, la envía por correo electrónico al cliente.

Secretarial Services

  1. A client needs to confirm sales interviews scheduled for the week. The list is sent by email to the VA, she calls the interviewees; write down the confirmed appointments and the ones that must be rescheduled. The list is returned to the client in the same way.
  2. A client needs information about a new contact. The VA calls, obtains the information, and sends it by email to the client.
  3. A client has routine paperwork that must be completed daily (for example, summary of calls for sales) The client calls the VA with the information, the form is completed and it is sent by email to the central office.
  4. A client backs up his computer on a hard drive and sends it to the VA for safekeeping. It seems a small task, but it is well worth it, in case of an accident in the client’s office, all your files will be stored in a safe place.
  5. A client travels frequently and needs a VA to coordinate flights, mobility rentals and hotel reservations.

 

Servicios Secretariales

  1. Un cliente necesita confirmar entrevistas de ventas agendadas para la semana. La lista se envía por correo electrónico a la VA Llama a los entrevistados, anota las citas confirmadas y las que deben re-programarse. La lista se devuelve al cliente por la misma vía.
  2. Un cliente necesita información sobre un nuevo contacto. La VA llama, obtiene dicha información, y la envía por correo electrónico al cliente.
  3. Un cliente tiene papeleo de rutina que debe completar diariamente (por ejemplo, resumen de llamadas por ventas) El cliente llama a la VA con la información, está completa el formulario y lo envía por correo electrónico a la oficina central.
  4. Un cliente hace un back up de su computador en un disco duro y lo envía a la VA para su resguardo. Parece una tarea pequeña, pero que bien vale la pena, en caso de un accidente en la oficina del cliente, todos sus archivos estarán resguardados en un lugar seguro.
  5. Un cliente viaja frecuentemente y necesita una VA que coordine vuelos, alquiler de movilidad y reservas de hotel.

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Declaración de Privacidad de NA Virtual Aid

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No venderemos, diseminaremos, daremos a conocer, negociaremos, transmitiremos, transformaremos, compartiremos, arrendaremos o rentaremos ninguna información personal identificable a ninguna tercera parte sin la autorización especial de usted para recibir su información excepto como se lo hacemos saber en esta Póliza de Privacidad.

Recopilación de Información

Cuando usted nos envíe un e-mail desde este sito Web, usted nos proporcionará cierta información personal identificable incluyendo su dirección de e-mail. En cualquier momento que usted decida no recibir correspondencia vía e-mail, por favor contáctenos por la misma vía en la dirección enlistada en nuestro sitio bajo el enlace de “Contáctenos”.

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NA Virtual Aid

Code of Ethics of a VA

As a VA, I will maintain the highest ethics and honesty in all dealings with clients, colleagues and the general public.

*       I will seek to deal with colleagues, suppliers and employees in a fair and equitable manner, and maintain the highest standards of personal conduct to bring credit to the VA profession.

*       As a highly ethical VA, I will only take on projects that are within my abilities. If a project is not within my ability, the client will be notified immediately and I will provide recommendations for other highly skilled Virtual Assistants.

*       Client information will be held in the strictest of confidence and will not be shared with others or used for personal gain.

*       I highly value each client relationship and will not place one client above another.

*       I will make a commitment to possess and increase the required knowledge, skills and training to be proficient and relevant in the provision of services.

*       I will be honest about my intentions and never misrepresent my skills, peers, or my profession as a whole, whether to networks or to prospects, clients, and the community at large (virtual or otherwise).

*       I will not knowingly be a part of any illegal or unethical activity.

*       I will promote the VA industry with the utmost professionalism and give of my knowledge freely to new and existing VAs and the general public.

Código de Ética de una Asistente Virtual (AV)

.   Como Asistente Virtual, mantendré las éticas más altas y honestidad en el trato con mis clientes, colegas y público en general.

.   Buscaré tratar con mis colegas, proveedores y empleados de una manera justa y de igualdad y mantener los estándares más altos de conducta personal para darle crédito a la profesión de Asistente Virtual.

.   Como una Asistente Virtual con alta ética, solamente tomaré proyectos que estén dentro de mis capacidades. Si un proyecto no está dentro de mis capacidades, el cliente será notificado inmediatamente y le proporcionaré recomendaciones de otras Asistentes Virtuales con mayores capacidades.

.   La información del cliente será guardada con la más estricta confidencialidad y no será compartida con otros o utilizada para beneficio personal.

.   Valoro enormemente cada reafición de cliente y no pondré a un cliente por encima de otro.

.   Haré el compromiso de tener e incrementar el conocimiento requerido, habilidades y entrenamiento para ser capaz y relevante en la provisión de servicios.

.   Seré honesta con respecto a mis intenciones y nunca defraudar mis capacidades, compañeros o a mi profesión en general, ya sean las redes o prospectos, clientes o a la gran comunidad (virtual o no virtual).

.   No seré parte de nada ilegal o actividad sin ética.

.   Promoveré la industria de Asistencia Virtual con un extremo profesionalismo y daré mis conocimientos libremente a nuevas y existentes AVs y al público en general.

Testimonials

  1. P., Montreal, Québec, Canada says “Thanks to NA Virtual Aid”; we have a perfect functional web page that has helped us increase our sales. They designed it and also translated it into French.”
  2. P., St-Jovite, Québec, Canada says “NA Virtual Aid” has helped us translate all of our marketing brochures from French to English and Spanish. They also designed and are maintaining both of our multilingual websites.”
  3. A., Vancouver, British Columbia, Canada says “NA Virtual Aid” has been managing our collaboration schedule for over a year now, and we are saving a lot of time and money from her efficient services.”
  4. C., Cardiff, Wales, U.K. says “Thanks for the great Spanish translation work. It helped us penetrate the Spanish market.”
  5. Q., Los Angeles, California, USA says “I managed to reduce my overhead and increase my profits due to the great virtual office jobs that were done by “NA Virtual Aid”. Before I found them, I never had the time to attend my clients properly as I always was doing a lot of unproductive office stuff. It makes a big difference to a small one man operation like mine”
  6. P. G., Vienna, Austria says “Without NA Virtual Aid we could have never delivered that important project report on time and in perfect English too! Thanks a lot”.

 

 

 

 

Testimonios

D. P., Montreal, Québec, Canadá, dice “Gracias a Su Asistente virtual, tenemos una página Web perfectamente funciona que nos ayuda a incrementar nuestras ventas. Ellos la diseñaron y también la tradujeron a Francés”

L. P., St-Jovite, Québec, Canadá, dice “Su Asistente Virtual nos ha ayudado a traducir todos nuestros folletos de mercadotecnia del Francés al Inglés y al Español. También diseñaron y manejan nuestras páginas webs multilingües”.

R. A., Vancouver, British Columbia, Canadá, dice “Norma de Su Asistente Virtual ha manejado nuestra agenda de colaboración por casi un año y estamos ahorrando mucho tiempo y dinero gracias a sus servicios eficientes”.

P. C., Cardiff, Wales, U.K., dice “Gracias por el gran trabajo de traducción al Español. Nos ha ayudado a penetrar al mercado Español”.

A. Q., Los Ángeles, California, USA, dice “Conseguí reducir mi costos e incrementar mis ganancias debido al buen trabajo de oficina que Su Asistente Virtual ha hecho para nosotros. Antes de encontrarlas, nunca tenía el tiempo para atender a mis clientes apropiadamente ya que siempre estaba haciendo mucho trabajo de oficina improductivo. Hace una gran diferencia para un solo hombre operativo como yo”.

DI. P. G., Viena, Austria, dice “Sin Su Asistente Virtual, nunca hubiéramos podido entregar ese importante reporte del proyecto a tiempo y en Inglés perfecto”. ¡Muchas gracias!

 

 

Frequent Questions

What is a Virtual Assistant?

A Virtual Assistant is a Professional Assistant that offers her services in a remote way thanks to the latest technology and communication means. The Virtual Assistants work in their own office giving to their clients all their administrative and secretarial capabilities with the most modern equipment and thanks to their professionalism you can give to your business the image that it deserves.

What are the benefits to work with a Virtual Assistant?

There are many benefits of working with a Virtual Assistant, below are some of them:

*       You will count with a highly qualified person to represent your business.

*       When you delegate administrative tasks to a Virtual Assistant you will recuperate the control of your time and you will be able to optimize the productivity of your business.

*       Thanks to giving secretarial and administrative work to a Professional Virtual Assistant in which you can trust; you will be able to improve your quality of life and then recuperate the hours that were lost to give you more time for entertainment moments, to enjoy your family, professional activities, rest, etc…

*       You will not have to use a physical space and extra equipment for your Virtual Assistant.

*       Your company’s expenses will be less as you are not hiring permanent staff, renting or buying extra office space, equipment, furniture, etc…

*       You will eliminate working absenteeism.

*       You will contract the services just when you need them.

*        You will just pay for the tasks done and the materials used for your Project.

Why should you hire a Virtual Assistant?

*       If today you are working alone, sooner or later you will have to delegate work to an Assistant so you can liberate some of your time and in this way be able to invest this time to make your business grow, answer to new opportunities, have more time for your family, etc…

*       If you are starting your Business, why invest a lot of money to equip your office, if you need that money to invest in your projects?

*       If your company is passing through growing phase and you do not have enough staff capacity, you are not going to refuse new projects for this reason?

*       You are an independent entrepreneur that dedicates most of your time on visiting your clients; you need a virtual office and a Professional Assistant that makes all the administrative tasks.

And The List Goes On!

 

 

Preguntas Frecuentes

¿Qué es una Asistente Virtual?

Una Asistente Virtual es una Asistente Profesional que brinda sus servicios de forma remota gracias a las nuevas tecnologías de la información y comunicación. Las Asistentes Virtuales trabajan desde su propia oficina poniendo a disposición del cliente toda su capacidad administrativa / asistencial junto con los más modernos equipamientos, para que, gracias a su profesionalismo, usted pueda dar a su empresa la imagen que se merece.

¿Cuáles son los beneficios de trabajar con una Asistente Virtual?

Muchos son los beneficios de trabajar conjuntamente con una Asistente Virtual, solo por enumerar algunos:

.   Usted contará con una persona altamente calificada para representar su empresa.

.   Al poder delegar tareas a una Asistente Virtual usted recuperará el control de su tiempo, pudiendo concentrarse en optimizar la productividad de su negocio.

.   Gracias a la posibilidad de encomendar labores a una Asistente Virtual Profesional de confianza usted podrá mejorar su calidad de vida al recuperar horas que antes robaba a momentos de esparcimiento, tiempo para disfrutar de su familia, descanso personal, actividades recreativas, etc…

.   Usted no deberá disponer de un espacio físico ni equipamiento extra para su Asistente Virtual.

.   Menores costos generales de la empresa, tales como contratación de personal fijo, alquiler de oficina, equipamiento, mobiliario, etc.

.   Se elimina el ausentismo laboral.

.   Se contratan los servicios cuando éstos son necesarios.

.   Ud. sólo paga las tareas realizadas y los materiales utilizados en su proyecto.

¿Porqué contratar una Asistente Virtual?

.   Si hoy Ud. trabaja solo, tarde o temprano deberá delegar trabajo en una Asistente para poder liberar su tiempo, y así invertirlo en hacer crecer su negocio, responder a nuevas oportunidades, pasar más tiempo con su familia, etc…

.   Usted está recién comenzando su negocio. ¿Porqué invertir grandes sumas de dinero en montar una oficina cuando usted necesita ese dinero para invertirlo en su proyecto?

.   Su empresa está pasando por un momento de crecimiento y ya no tiene capacidad para más personal. ¿No va a rechazar nuevos negocios por este motivo?

.   Usted es un empresario independiente que dedica la mayor parte de su tiempo a visitar a sus clientes. Usted no precisa una oficina física, usted necesita una Asistente Profesional que realice las tareas administrativas.

 

¡Y la lista puede continuar!

 

Terms and Conditions

The rate per working hour will be agreed depending of the kind of work with a one hour minimum.

All hourly work requires a 50% advance deposit of the estimate and balance, an invoice will be provided and due is required before final project delivery.

If project is ongoing, an invoice will be provided on a monthly basis, issued by the 5th of the month and is payable within 15 days upon receipt.

An additional charge of 25% for rush projects will apply for all services.

Revisions or additions to original work are charged at the applicable rate.

Additional expenses, such as postage, supplies, materials, etc. will generally be billed at cost, unless otherwise specified in the agreement.

In the event that the Client has an outstanding invoice, the charges shall accrue as follows:

30 days past due: 1.5% percent interest fee added to total amount owed.

45 + days past due: NA Virtual Aid will cease all services and this agreement will be placed “on hold” until the Client has paid the total amount owed plus all applicable interest fees.

 

Términos y Condiciones

El pago por hora de trabajo se acordará en función del tipo de trabajo con un mínimo de una hora.

Todo el trabajo por hora requiere un depósito por adelantado del 50% de la estimación y el saldo, se proporcionará una factura y el resto se requiere antes de la entrega final del proyecto.

Si el proyecto está en marcha, una factura le será proporcionada sobre una base mensual, emitida por el día 5 del mes y se deberá pagar dentro de los 15 días siguientes al recibo.

Un cargo adicional de 25% se aplicará a los proyectos urgentes para todos los servicios.

Las revisiones o adiciones al trabajo original se cargarán con la tarifa aplicable.

Los gastos adicionales, tales como franqueos, suministros, materiales, etc., generalmente se facturan al costo, a menos que se especifique lo contrario en el acuerdo.

En el caso de que el cliente tiene una factura pendiente, los cargos se acumularán como sigue:

30 de vencimiento: se agregará un cargo del 1.5% de la cantidad total adeudada.

45 días o más de vencimiento: NA Virtual Aid suspenderá sus servicios y el contrato se mantendrá “pendiente” hasta que el cliente pague la cantidad total adeudada más todos los intereses aplicables.